Einleitung
Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil wir die bevorstehende Videokonferenzorganisieren und somit verpflichtet sind, Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams zu informieren.
Microsoft Teams ist eine Software, welche Besprechungen, Chats, Notizen und Anhänge miteinander kombiniert. Der Dienst ist in die Microsoft-365-Office-Suite integriert.
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:
Verantwortlicher
Rainer Cloos | DIGITALBERATUNG
Inhaber: Rainer Cloos
Malkwitzer Weg 27
23714 Malente
Deutschland
E-Mail-Adresse: kontakt @ rc-digitalberatung.de
Impressum: https://rc-digitalberatung.de/impressum/
Kontakt Datenschutzbeauftragter
Gemäß der gesetzlichen Grundlagen nach § 38 BDSG-Neu bin ich aufgrund der Unternehmensgröße (<20 Mitarbeiter) nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Zur Inanspruchnahme Ihrer Betroffenenrechte nach Art. 15 – 21 DSGVO richten Sie Ihre Zuschriften bitte an:
datenschutz @ rc-digitalberatung.de
Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen (Betätigen des Links in der Einladung), ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen.
Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Internetseite von Teams finden.
Übersicht der Verarbeitungen
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
2. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Videokonferenzen einschließlich Chatfunktionalitäten durchzuführen. Dies gilt für die interne Kommunikation von verschiedenen Standorten aus wie auch für die Kommunikation mit Externen. MS Teams ist ein Service des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, der seinen Sitz in Dublin, Irland hat.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer einschlägiger Gesetze (z. B. Bürgerliches Gesetzbuch).
2.1 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Soweit die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (bspw. zur Beratung in Geschäftsangelegenheiten oder zum Abschluss von Verträgen) erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist grundsätzlich § 26 (1) BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.
2.2 Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Videokonferenz erzeugt werden.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
- Angaben zum Nutzer (z.B. Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild)
- Meeting-Metadaten (z.B. Thema, Beschreibung, IP-Adressen der beschäftigten Person, Geräte-/Hardware-Informationen)
- Text-, Audio- und Videodaten: Während der Videokonferenz haben Sie ggf. die Möglichkeit die Chatfunktion zu nutzen. Die hierbei von Ihnen getätigten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen. Für die audiovisuelle Darstellung (Bild und Ton), werden die Mikrofon- und Videokamera-Daten Ihres Endgeräts oder eventuell verwendeter externer Komponenten für die Dauer der Videokonferenz verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst in Teams ab- bzw. stummstellen.
Wenn wir Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und, sofern erforderlich, um Ihre Einwilligung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App bzw. in der Webbrowseransicht angezeigt. Der Organisator kann zudem festlegen, welche Teilnehmer zur Aufzeichnung berechtigt sind.
Im Falle von Webcasts/Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webcasts/Webinaren auch die gestellten Fragen der Teilnehmenden verarbeiten. Sie können eben falls von der Möglichkeit Gebrauch machen, eine Freigabe für Ihren Bildschirm zu erteilen. In diesem Fall haben wir Kenntnis von den Daten und Inhalten, die Sie über Ihren Bildschirm teilen.
Keinen Einfluss haben wir auf die systemseitige Verarbeitung technischer Informationen wie Gerät- bzw. Hardware-Informationen (z.B. IP-Adresse, Betriebssystemdaten des Endgeräts sowie Zeitpunkt und Datum des Zugriffs) durch den Dienstanbieter. Microsoft verarbeitet sog. Telemetriedaten selbst. Die Nutzungsbedingungen sowie Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft bzw. bei MS Teams können unter https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement und https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365-worldwide abgerufen werden.
3. Wer bekommt meine Daten?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen über Microsoft Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Videokonferenzen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Auftraggebern, Interessierten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.
Die Datenschutzbedingungen der Microsoft Ireland Operations Limited finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
4. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch zur Gewährleistung der Informationssicherheit und des IT-Betriebs benötigt werden. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS-GVO entspricht.
Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. MS Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.
Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Konto pro nutzende Person erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor, Daten Ihrer Kundschaft zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzenden von Microsoft Teams ein Datenschutz Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen und EU Standardvertragsklauseln abgeschlossen, um die europäischen Datenschutz-Standards zu vereinbaren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. EU-Standardvertragsklauseln (SSC) mit Microsoft zu Office 365 und Microsoft Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Die Standardvertragsklauseln können Sie unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=DE abrufen.
6. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m § 19 BDSG).
7. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?
Es erfolgt weder eine automatisierte Entscheidung noch Profiling.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, ist eine Teilnahme an Microsoft Teams nicht möglich.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an den unter Ziffer 1 benannten Verantwortlichen.